Assistant du Directeur général adjoint (H/F)
CDI temps plein
Environnement du poste
-
Avoir connaissance de l’ensemble des dossiers liés à l’activité de secrétariat de la Direction générale
-
Assurer une continuité de service les jours ouvrés (du lundi au vendredi), selon les horaires d’ouverture de la Direction Générale
-
Travail en binôme avec l’assistante du Directeur Général
Objectif général du poste
-
Participer à la gestion administrative de la Direction générale
-
Assister le Directeur Général Adjoint et organiser son secrétariat
-
Organiser le traitement et la circulation de l’information interne et externe
-
Organiser et assurer le suivi des réunions de Direction et les CODIR
-
Participer à la coordination et à l’organisation des instances ICANS et Centre Paul Strauss, en lien avec l’assistante de la Direction Générale
-
Assurer la gestion logistique des réunions et la gestion des ressources matérielles
-
Appuyer la Responsable affaires générales et mécénat
-
Assister le Directeur Général à sa demande et en l’absence de son assistante
Responsabilités et missions
1/ Participer à la gestion administrative de la Direction Générale :
Cette mission est assurée en complémentarité avec l’assistante de la Direction Générale, selon un planning établi (2.5 jours par semaine) :
- Prendre en charge l’accueil téléphonique (filtre, prise de message)
- Gérer la boîte mails dédiée au secrétariat de la Direction Générale
- Gérer le courrier entrant (enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)
Assurer le suivi des réunions de direction et des CODIR :
préparation et diffusion des ordres du jour, mise en forme des comptes rendus, diffusion des CR, archivage.
Participer à la réalisation des comptes rendu des instances ICANS et CPS selon répartition établie par la Direction générale.
2/ Assister le Directeur Général adjoint :
- Gérer son agenda en priorisant les rendez-vous et en assurant un suivi
- Relancer et accueillir
- Préparer les dossiers des réunions et rendez-vous programmés, établir les notes de synthèse correspondantes si nécessaire
- Suivre des projets portés au sein de l’établissement et tout particulièrement par le Directeur Général Adjoint (projet stratégique, dialogue de gestion, rencontres services)
- Organiser les déplacements, gérer les frais professionnels du Directeur Général Adjoint
3/ Assurer le secrétariat du Directeur Général Adjoint :
- Assurer la frappe et la gestion du courrier sortant (frappe, envoi, enregistrement, diffusion et suivi)
- Assurer la frappe et la gestion des notes et des décisions (frappe, enregistrement, diffusion et suivi)
- Organiser des réunions et rédiger ou mettre en forme des comptes rendus
- Préparer les dossiers en fonction des sujets
4/ Organiser la circulation de l’information en interne et en externe :
- Développer des outils ou des procédures structurant le fonctionnement institutionnel, être force de proposition
- Mettre à jour et diffuser les informations liées à son fonctionnement général
- Veiller au respect de la procédure relative aux instances
- Veiller à la mise à jour des documents relevant de la direction générale dans ENNOV
- Classer et archiver les dossiers
- Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour du fichier de contacts institutionnels et de partenaires extérieurs
Le traitement de l’information est réalisé dans le cadre de chronos mutualisés DG / DGA
5/ Réaliser les différentes tâches de l’assistante du Directeur général en son absence.
6/ Appuyer la Responsable affaires générales et mécénat :
- Suivre certains projets institutionnels et apporter un soutien ponctuel (projet stratégique, mission Prévention, appui rédactionnel ou administratif, aide logistique à l’occasion d’évènements, etc.)
- Apporter un appui pour l’organisation et la gestion de l’appel à projets interne annuel (enregistrement et suivi des candidatures, organisation des jurys, rédaction et envoi des courriers réponses) et contribuer au suivi de l’avancement des projets financés par les dons
- Etre en appui pour l’envoi de mailings aux donateurs
- Etre en appui administratif sur la gestion des successions.
7/ Autres missions :
- Assurer en lien avec le DGA le suivi des absences de l’équipe de direction
- Assurer la suppléance pour la gestion des ressources matérielles de la DG
- Prendre en charge l’intégration et l’accompagnement des stagiaires de la Direction générale, des nouvelles secrétaires des chefs de pôle, chefs de service ou directeurs fonctionnels et être la personne référente
- Assurer un rôle de soutien aux directions fonctionnelles en cas d’absence de leur assistant(e) de direction
Liens hiérarchiques et fonctionnels | Relations extérieures
Lien hiérarchique :
- Directeur Général Adjoint
Liens fonctionnels :
- Binôme Assistant(e) Direction Générale
- Directions fonctionnelles
-
Binôme Assistant(e) Direction Générale
- Responsable Affaires générales et mécénat
- Directions fonctionnelles
- Assistant(e)s de direction des directions fonctionnelles, secrétariats internes
- Personnel médical
- Interlocuteurs externes, institutionnels et particuliers
Compétences
Connaissances/Savoir-Faire
-
Maîtriser les savoir-faire liés à l’activité de secrétariat (accueil physique, téléphonique)
-
Maîtriser les outils bureautiques, de messagerie électronique et les logiciels métiers
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
- Maîtriser l’anglais (lu/écrit/parlé)
-
Maîtriser le vocabulaire propre au secteur médical et/ou
hospitalier
-
Posséder une culture juridique et institutionnelle et disposer
d’une aisance rédactionnelle dans ces domaines
Aptitudes personnelles
-
Aisance relationnelle, sens de l’accueil, du service, des
relations humaines
- Sens des responsabilités et de l’organisation
- Discrétion, respect de la confidentialité
- Polyvalence
- Disponibilité selon les évènements
- Esprit d’équipe
- Adaptabilité, souplesse
- Sens des priorités et réactivité
- Rigueur
- Autonomie
Formation
Diplômes et expérience
- Niveau III- BTS Assistante de Direction
- Maîtrise de l’anglais (lu/écrit/parlé)
-
Une première expérience dans le domaine hospitalier serait
appréciée
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation)
à la :
Direction des Ressources Humaines
ICANS | Institut de cancérologie Strasbourg Europe
recrutement@icans.eu
Pour rappel, la fiche de poste recense de manière non exhaustive ni limitative les principales missions inhérentes au poste.